Elefan gère les vacations MAGASIN
C’est une application partagée avec une douzaine de coopératives comme la nôtre, donc les évolutions développées sont sélectionnées en fonction de la disponibilité des informaticiens bénévoles, et de l’utilité pour les autres coopératives.
Elle est en place à Scopéli depuis février 2024.
Vous êtes autonomes pour réserver vos vacations magasin ou formations. Vous pouvez réserver jusqu’à 2 mois avant la date de la vacation. Vous êtes également autonomes pour annuler éventuellement une vacation réservée.
ACCÈS À ELEFAN
Lorsque vous adhérez à Scopéli, vous recevez un mail pour la création de votre compte et la saisie de votre mot de passe (que vous vous choisissez vous-même), qui permet d’accéder au Cloud de Scopéli et à Elefan (ce sont les mêmes identifiants/mot de passe pour les deux).
Vous pouvez consulter des tutoriels Elefan sous forme de documents PDF ou vidéos dans le cloud de Scopeli. JE CONSULTE LES TUTOS
Accès possible aussi à partir de liens tout en haut de votre page d’accueil ELEFAN.
Sur cette page d’accueil, le bouton Planning vous permet d’afficher les créneaux à venir (sur 2 mois) et les noms des coopérateurs déjà inscrits sur ces créneaux. Cela peut vous aider à choisir un créneau. Pour réserver un poste de ce créneau, passez par le bouton « Réserver un créneau ».
La fée Céleste vous envoie automatiquement des mails :
- Lorsque vous vous inscrivez ou annulez votre présence à une vacation.
- De rappel, 2 jours avant votre vacation.
- Pour vous signaler le début d’un nouveau cycle Scopélien (de 4 semaines).
- Et si, au milieu de ce cycle, vous ne vous êtes pas encore inscrit à une vacation dans ce cycle en cours.
COMPÉTENCES
Tous les nouveaux coopérateurs ont au minimum 2 compétences : Poly-Volant et Ménage. En dehors d’une vacation d’observation (utiliser la compétence « Poly-volant »), pour accéder à un poste magasin, les nouveaux coopérateurs doivent s’inscrire à une vacation de formation (prise en compte comme toute autre vacation). À l’issue d’une vacation de formation, après accord avec le formateur, la nouvelle compétence sera ajoutée à votre compte. Vous pourrez alors vous inscrire à une vacation sur un poste de cette compétence (ex : caisse, vrac, etc).
Les créneaux FORMATION (de couleur plus vive) sont réservés aux personnes souhaitant bénéficier d’une formation initiale ou d’une actualisation souhaitée de leurs compétences. Ne pas s’inscrire dans ces créneaux de formation en dehors de ce cas de figure.
EN DÉBUT DE VACATION
Bien prendre le temps de rejoindre toute l’équipe à la rotonde afin de faire connaissance, d’organiser ou de réorganiser l’équipe (en cas d’équipe réduite), d’être informé·e sur les nouvelles de la coopérative. N’oubliez pas de remplir la feuille de relevé des présences aux vacations dans le classeur rouge « Cahier de liaison Elefan ». Une feuille par jour est préparée à l’avance. C’est elle la qui valide définitivement votre vacation.
En cas d’annulation d’une vacation, ne pas tenir compte du message « Cette annulation vous engage, merci de trouver un remplaçant »
Comment fonctionne le compteur de temps ?
- Hors compte DUO, un coopérateur s’engage à effectuer 39h de vacation par an, soit 1 vacation de 3 heures par cycle Scopélien (toutes les 4 semaines), donc 13 vacations par an.
- Pour un compte DUO, les 2 coopérateurs s’engagent à 51 heures effectuées par l’un ou l’autre.
- Dans Elefan, le cycle Scopélien de 4 semaines démarre le jour où vous vous inscrivez à votre 1er créneau.
- À chaque début de votre cycle Scopélien (donc toutes les 4 semaines), Elefan déduit 3h (ou 4h pour un compte DUO) à votre compteur de temps.
- A chaque fois que vous faites une vacation magasin, votre compteur de temps est crédité du nombre d’heures de votre vacation (1h30, 3h ou 4h selon la vacation).
- Un compteur de temps de 0 heure indique que vous êtes à jour de
- vacation (Elefan a ôté 3h en début de votre cycle Scopélien, et ajouté 3h de votre vacation effectuée au cours ce ce cycle).
- Un compteur positif est synonyme d’avance.
- Un compteur négatif est synonyme de retard.
Remarque : pour les coopérateurs qui se sont connectés à Elefan et n’ont jamais réservé de créneaux, leur cycle scopélien n’a jamais démarré, et leur compteur de temps reste à 0h. Ce qui est normal uniquement pour les coopérateurs qui réalisent leurs vacations hors magasin.
Lorsque vous ne pouvez pas assurer vos vacations sur une période d’1 mois minimum (en cas de maladie, déplacement professionnel, enfant de moins de 1 ans…), n’hésitez pas envoyer un mail au support Elefan, pour demander une exemption de vacation. Cette exemption gèle votre compteur d’heures (vous n’apparaîtrez pas en retard de vacation).
Par contre vous continuerez à recevoir les mails de la Fée Céleste
COMMENT CONTACTER LE SUPPORT ELEFAN ?
Les contacter par mail, à l’adresse elefen@scopeli.fr
